Аналитика и автоматизация
бизнеса

Грамотное управление закупками

На молочном заводе «Новавкус» учет сырья вели в одном Excel-файле: лист на каждый рабочий день, четыре сотни позиций на листе. Выгружался руками из 1С и копировался вручную. Сколько денег лежит на складе, какие позиции месяцами не двигаются и что заказывать сегодня, из такого файла не видно.

Мы собрали дашборд «Пульс закупок». Каждое утро он забирает свежий срез, пересчитывает остатки и расход по каждой позиции и показывает три экрана: сколько денег заморожено в сырье, где лишнее и что пора заказать.

Выяснилось, что 80% замороженных денег лежат в девяти позициях из двухсот, а 209 позиций не двигались вообще.

Закупщики теперь видят, какие позиции можно брать с отсрочкой платежа: там, где срок поставки короче отсрочки, сырье уходит в производство раньше, чем за него нужно платить. Денег в стоке становится меньше, оборачиваемость растет, а свободные деньги остаются в обороте завода, а не лежат на складе.

Агент сам выбивает закрывающие документы

У сети школ «Летово» несколько юридических лиц, и поставщики в них путались: присылали акт вместо УПД, выставляли документы не на то юрлицо, а бухгалтерия годами вела с ними переписку руками. Так годами копились долги по закрывающим документам, которые никто не выбивал.

Мы создали агента, который ведет каждый долг сам. Он пишет поставщику письмо с правильными реквизитами и нужной формой документа, через три дня напоминает, и так до пяти раз. Присланный документ агент проверяет сам «глазами»: то ли юрлицо, тот ли тип, есть ли печать. Бухгалтеру приходит карточка с кнопками «принять» и «вернуть».

Первый долг закрылся через семь дней после запуска.

Сбор сквозной аналитики

У спа-сети Deva Monoi три салона в Казани. Нужно было собирать данные из 15 источников: продажи и записи в 1С, звонки из Mango-телефонии, переписки с клиентами в восьми каналах, от WhatsApp до Instagram, реклама в рассылках, отзывы из геосервисов. На сводные отчеты маркетолог тратила 3-5 дней в месяц.

Мы подключили все источники к одному агенту и вывели его в Telegram. Руководитель пишет вопрос: сколько заработал третий салон за неделю, кто из клиентов написал и не получил ответа, и получает цифры в ответ. Также агент заполняет все отчеты для маркетолога, отдела продаж, клиентской службы. Проверяет достоверность скидок, следит за складом и многое другое.

Агент дал первые результаты через 5 дней после старта и в тот же месяц нашел скидки, которые никто не проверял. Высвободил совокупно у всей команды более 100 рабочих часов в месяц, которые тратились на рутину.

Все объекты на одном экране, заявки без чатов

В компании Good Offer, премиум-ремонт квартир в Москве, оплаты прорабам согласовывали в чатах, а директор и бухгалтер каждое утро читали переписку по 23 объектам. Заявки терялись, сметы из чатов через месяц не находились.

Теперь прораб подает заявку боту в Telegram, отметка «оплачено» сама возвращается ему из бухгалтерии.

Вторая система каждую ночь обходит задачи в CRM YouGile, анализирует чаты с прорабами и отдельные чаты с клиентами, включая голосовые, и собирает по каждому объекту сводку: финансы, просрочки, открытые вопросы. В 8:00 она приходит техдиру и прорабам в Telegram, а на дашборде все объекты видны на одном экране с цифрами из бухгалтерских таблиц.

Директор перестал читать чаты по объектам, заявки перестали теряться между прорабом и бухгалтерией.

Такая система экономит время владельца и техдира от 2 до 4 часов в день.

Система агентов для стройки: журнал, табель, регламенты

У «Марс Дома» 40 объектов монтажа умных домов и 22 монтажника. Отчеты с объектов писали в чаты как придется, прораб раз в неделю переносил их в Excel кабельного журнала и раскидывал часы по табелю. Замечания к проектам и регламенты монтажа росли как снежный ком.

Мы построили систему агентов. Один агент следит за сделанной работой: монтажник наговаривает отчет голосом в Telegram, агент разбирает его, ставит метраж и статус в кабельный журнал объекта и дублирует прорабу в чат. Второй агент считает, сколько времени монтажник работал на объекте, и заносит в табель CRM. Третий контур: агент-редактор регламента принимает замечания текстом и голосом и превращает их в документы, по которым потом работают проектировщики и монтажники компании.

Прораб больше не переписывает отчеты, собственник видит работу по объектам в тот же день. Каждый следующий агент встает в единую базу и быстро интегрируется в процесс. Дальше планируется запуск внутренней библиотеки данных для ускорения работы архитекторов и проектировщиков.

Учет продаж и зарплата флористов в одном боте

У цветочного магазина BLOOM две точки, а учет вели в тетрадке и таблице: продажи записывали руками, зарплату флористов по собранным букетам считали вручную, о доставках напоминали друг другу в чате.

Мы поставили бота в Telegram. Теперь каждая продажа и клиенты заводятся в систему в три кнопки или голосом. Также за три дня до доставки бот напоминает в группу. Зарплата флористов считается сама, по проценту от собранных букетов, одной командой.

Плюс агент подсвечивает постоянных клиентов, кто давно не покупал цветы, и формирует сообщение под этого клиента. Администратору остается только проверить и отправить.

Экономия времени владельца и администраторов магазина. Увеличение лояльности клиентов.

Все, что предлагаем клиентам, сначала работает у нас

На нашем сервере больше семидесяти агентов под разные задачи бизнеса. Каждый сценарий начинался как задача одного клиента или наша собственная и теперь ставится за пару недель.

Транскрибация звонков и встреч: на выходе протокол, договоренности и задачи. Ассистент руководителя, который ведет почту, календарь и напоминания в Telegram. Утренние сводки по компании и дашборды из 1С, CRM и таблиц. Компьютерное зрение: агент читает фото чеков, актов и экранов и сверяет их с учетом. Поиск заявок в чатах и мониторинг отзывов. Тренажеры для команды: переговоры и иностранные языки. И многое другое.